Luego de haber completado la idea y el modelo de negocio, de haber realizado las inversiones iniciales y completado una serie de procesos y trámites legales, ha llegado el momento de poner en marcha la empresa. Es necesario que el emprendedor asuma algunos roles fundamentales dentro de la organización que se pondrá en marcha.
Casi todas las personas de la organización pondrán en su trabajo bien sus manos o su mente y a menudo ambas cosas. Estas personas conformarán la mayoría de los empleados de la empresa y su trabajo es muy importante puesto que, de hecho, producen los bienes o servicios de dicha organización.
Hay otro grupo de personas en las organizaciones que realizan unas tareas y servicios diferenciales con respecto al resto de las personas que integran la organización. A estas personas se les llama de diferentes maneras, de manera genérica les podemos llamar directivos y ocupan un rango en la cúspide de la pirámide jerárquica de la organización. Los directivos en la cúspide de la pirámide se denominan generalmente “ejecutivos”, los títulos en estos puestos suelen ser, presidente, director general y vicepresidente. Los directivos en los estratos más bajos de la jerarquía se les llama “directivos de primer nivel” y los títulos de sus puestos llevan a menudo la palabra “supervisor”. El grupo de directivos cuyos puestos se encuentran entre la cúspide y la base de esta pirámide reciben el calificativo de “gerentes”.
Nosotros utilizaremos el término genérico directivo para referirnos a las personas que en la organización al realizar su trabajo no solo dirigen la actividad de otras personas, sino también son responsables del trabajo de las mismas.
En nuestros proyectos individuales o personales nosotros mismos somos los directivos. En los emprendimientos de negocio es común que los emprendedores asuman el rol de director, aun cuando esto implique la delegación de algunas funciones características de esta posición.
Para llevar a cabo su trabajo los directivos realizan cinco funciones características.
Planificar – Organizar – Dotar de personal – Dirigir – Controlar
Planificar. En vez de asumir que cada persona del equipo trabaje de mejor o peor grado, para alcanzar una meta que él considere importante, lo que un directivo tiene que hacer es establecer un objetivo global que oriente todas las acciones de todos los miembros del equipo. Debe también diseñar programas y calendarios que contribuyan a la consecución de los mismos.
Organizar. Es responsabilidad de los directivos identificar las tareas y deberes que tienen que realizarse para que la organización alcance sus objetivos. Organizar también implica establecer las relaciones que deben existir entre los distintos puestos de trabajo, determinando que puestos tendrán prioridad sobre otros y cuál será la dependencia o jerarquía que existirá entre ellos.
Dotar de personal. Significa realizar las gestiones necesarias para ocupar los puestos vacantes con personas cualificadas para llevar a cabo las funciones determinadas para esos puestos.
Dirigir. El dirigir exige mucho más de los directivos que ordenar o instruir a los miembros del equipo en la realización de sus tareas. Los directivos no solo tienen que ser unos expertos comunicadores, sino que además deben saber proporcionar la adecuada motivación y liderazgo que lleven al ánimo del equipo un espíritu de logro y cooperación.
Controlar. Una vez que la empresa se ha puesto en marcha, lo que resta es esperar que todos los miembros del equipo realicen bien su cometido, que los planes se cumplan sin tropiezos y que se alcancen los objetivos fijados. Pero la mayoría de las veces esto no sucede. Alguien debe comprobar con cierta regularidad si las cosas se están o no desarrollando según las previsiones. En esto consiste la función de control del directivo y en diseñar y aplicar las medidas correctoras cuando las cosas se desvían.
Los directivos hacen su trabajo a través de los esfuerzos realizados y los resultados obtenidos por otras personas. Estos constituyen un recurso poderoso; acaso el de mayor fuerza de entre los que puede disponer. Los recursos humanos son, sin embargo, extraordinariamente complejos, por lo que los directivos deben valerse de ellos con cuidado y discreción. Al mismo tiempo deben propiciar un ambiente que estimule y alimente el potencial y la productividad de cada individuo.
Planificar
Los directivos necesitan establecer objetivos y crear planes y programas
La planificación es un extenso proceso mediante el cual se formulan los objetivos específicos del proyecto y se desarrollan los planes para alcanzarlos.
Los objetivos.
Los objetivos suelen ser múltiples. En una empresa generalmente tienen que ver con las ventas, con los beneficios, con la producción, con la participación de mercado y con un número de elementos medibles relacionados con las funciones para la cual se establecen. En un proyecto comunitario los objetivos generalmente tienen que ver con la satisfacción de deseos, necesidades y expectativas de la comunidad.
Los objetivos se disponen según un orden jerárquico. Algunos objetivos serán implícita o explícitamente más importantes que otros. en una empresa un objetivo de ingresos por ventas, tendrá normalmente un rango superior que un objetivo de producción o de beneficios, ya que cualquiera de estos últimos dependerá del volumen de ventas que se alcance.
Los objetivos deben reflejar el qué, el dónde y el cuándo. En efecto debemos conocer que es lo que hay que conseguir, donde hay que hacerlo (siempre que el lugar sea importante), y cuando hay que conseguirlo.
Los planes estratégicos y operativos son los caminos que las organizaciones utilizan para alcanzar sus objetivos o metas. Si los planes están bien concebidos, conducirán el proyecto al destino deseado.
Todo plan bien estructurado debe considerar al menos los siguientes aspectos:
- Recursos a utilizar tales como instalaciones, equipos, materiales, fondos, información y personal.
- Métodos, procesos y procedimientos a emplear.
- Tareas a desarrollar; casi siempre acompañadas de un nivel mínimo o de un objetivo a alcanzar.
- Secuencia o pasos a seguir.
- Personal que realizara las tareas, así como aquellas que serán responsables de implantar el plan y alcanzar los objetivos.
- Referencias a otros objetivos que estén más o menos relacionados con el plan en cuestión o un extracto o proyección de los mismos.
- El lugar o lugares donde las acciones del plan se llevarán a cabo
- El cronograma. el calendario y los plazos pertinentes.
- Hitos. Momentos a lo largo de la realización del plan en los que se comprobara su avance.
- Unidades de medida. A utilizar en la apreciación del avance del plan y en la verificación del cumplimiento de objetivos.
El proceso de planificación.
La planificación eficaz requiere un planteamiento sistemático.
El planteamiento sistemático de la planificación debe al menos incluir los siguientes pasos:
Paso 1. Determinación de objetivos. Todo objetivo, aunque forme parte del plan o proyecto más simple, debe ser coherente con los objetivos globales de la comunidad.
Paso 2. Evaluación de la situación. Antes de emprender el desarrollo de un procedimiento que permita la consecución de un objetivo, hay que hacer una evaluación de las circunstancias que de alguna manera pudieran afectar el proyecto. Esta evaluación se enfocará en dos direcciones hacia afuera de la organización y hacia el interior de la misma. Cuando se evalúa el ambiente externo se analiza que oportunidades podrían surgir que aceleraran el desarrollo del proyecto y que peligros podría encontrarse que impidan que el proyecto alcance su objetivo.
Paso 3. Determinación de procedimientos. El procedimiento es el proceso mediante el cual los recursos se convierten en resultados. Cada fase del procedimiento debe reflejar: lo que hay que hacer, una dimensión de tiempo y la persona o personas responsables.
Paso 4. Fijación de un cronograma. Se lleva a cabo mediante un acoplamiento general de fechas y plazos, estableciendo que se hace primero y como se secuencian todas las acciones previstas.
Paso 5. Asignación de responsabilidades. Alguien en particular debe estar a cargo del proyecto, tener autoridad y control sobre este y sus recursos y ser también responsable de los resultados. Similares asignaciones deben hacerse en cada tramo de la secuencia.
Paso 6. Evaluación del plan en cuanto a costos y factibilidad. En este paso se hace una revisión final antes de que el proyecto sea puesto en marcha, para comprobar que este tiene disponibles los recursos necesarios y está preparado para cualquier contingencia que pueda presentarse durante su implementación.
Los planes estratégicos.
Estos planes son de naturaleza conceptual y expresan directrices generales en vez de programas de acciones detallados. Generalmente tienen un horizonte de tiempo de cinco o más años, por lo cual a menudo son llamados también planes a largo plazo, se expresan a veces con una serie de directrices más o menos permanentes, llamadas políticas.
Una política proporciona directrices generales a las personas para la toma de decisiones. Estas políticas generalmente se establecen para cada una de las áreas de decisiones del proyecto. En este enfoque las políticas forman parte de la estructura interna de la empresa y las denominamos principios de desempeño.
El procedimiento es otra variedad de plan permanente y es mucho más concreto y detallado que la política. Lo normal es que el procedimiento explique cómo hay que hacer determinadas labores, enumerando los pasos y el orden a seguir. Muchas organizaciones editan y mantienen actualizado un manual de procedimientos operativos donde señalan como deben aplicarse las políticas.
Una norma o regla es una extensión de un plan permanente. La norma se diferencia de la política en que la primera prescribe un curso de acción que debe ser forzosamente seguido.
La planificación operativa
Convierte las estrategias en acciones específicas calendarizadas, utilizando para ello diversas técnicas de pronóstico y programación.
La planificación operativa tiene que ver con el proceso que transforma los recursos en resultados. Su importancia radica en los detalles concretos. Las previsiones de situaciones futuras deben estar apoyadas en datos que luego forman parte de cronogramas y presupuestos. En este proceso se fijan plazos y fecha, se designan instalaciones, equipos y materiales, y se asignan personas para realizar las tareas.
Técnicas de pronóstico.
Comúnmente se utilizan tres técnicas de previsión de acontecimientos:
El método de previsión por encuestas. Se basa en estimaciones, recogidas a través de cuestionarios o contactos personales, de clientes, proveedores, de empleados o de cualquier otra fuente de información. En este método generalmente se recurre a pequeñas muestras de la población que proporcionan datos fiables y significativos sobre los cuales se puedan hacer pronósticos acerca de la posible demanda de un determinado producto. Hay que tener en cuenta que estos datos pueden estar sujetos a interpretaciones erróneas.
Pronósticos en base a tendencias históricas. Consiste en disponer cronológicamente los datos provenientes de los registros de cualquier sistema de información y determinar la tendencia para luego predecir si la tendencia se mantendrá en el futuro o si se acelerará o frenará.
Pronósticos por análisis estadístico. Emplea métodos matemáticos para establecer relaciones de causa y efecto. Por ejemplo, una compañía que venda lámparas puede descubrir que el aumento en el número de casas en construcción, puede producir un aumento en sus propias ventas.
Organizar
Dividir el trabajo para formar un cuerpo estructurado
Organizar es el proceso mediante el cual se fragmenta el trabajo de la empresa para formar puestos de trabajo individuales y agruparlos después por la afinidad de sus tareas. Los directivos además de especificar las responsabilidades de estos puestos, también establecen las relaciones que tienen que existir entre ellos. Los grupos resultantes y sus interrelaciones forman la estructura organizacional de la empresa.
Conceptos claves relacionados con el proceso de organización.
• Dividir el trabajo con el propósito de definir las tareas para que estas sean desarrolladas de la manera más efectiva posible para la consecución de los objetivos.
• Identificar tareas y agruparlas en departamentos, de acuerdo con una variedad de estructuras organizativas que indican relaciones y funciones.
• Distribuir la autoridad desde la cúspide hasta la base de la organización a través de la línea de mando, para llevar a cabo unas tareas o grupo de ellas.
• Centralizar o descentralizar la autoridad o el control que se ejerce sobre las actividades y los recursos de la organización.
• Extender la autoridad al staff de soporte y asesoramiento, creando relaciones entre estos y los departamentos ubicados en la línea directa de mando.
Dividir el trabajo. A través de los siglos los directivos han aprendido que la división del trabajo es mucho más efectiva cuando se hace en base a la especialización. Lo cual consiste en asignar a un individuo una tarea simple o parcial a fin de que este adquiera destreza mediante la practica repetitiva de la misma.
Identificar tareas y agruparlas en departamentos. Una vez que el trabajo haya sido dividido en puestos, el próximo paso es agrupar estos puestos con cualquier criterio que proporcione un sistema de coordinación. Este tipo de organización puede llevarse a cabo de varias formas.
• Organización por funciones. Consiste en agrupar tareas afines, por ejemplo, tareas de producción, administración etc.
• Organización por productos o servicios. Consiste en agrupar las tareas según los productos o servicios que estas tareas producen o prestan.
• Organización por clientes o localizaciones. Consiste en agrupar de acuerdo a los tipos de clientes que la organización atiende o por las zonas geográficas en que la organización opera.
Dotar de personal
Gestionar el talento humano de la empresa
El proceso de dotación de personal introduce vida en la organización por cuanto proporciona las personas que utilizarán sus músculos y sus mentes para convertir en realidad la visión de la empresa. Gestión de recursos humanos, es el nombre genérico de la función directiva de la dotación de personal de una organización.
La gestión de recursos humanos, incluye, además de la planificación y la especificación del personal que la empresa necesita, el reclutamiento, selección, acoplamiento, retribución, formación, desarrollo y evaluación de dicho personal. Todas estas actividades se agrupan en tres funciones relacionadas entre sí:
• Captación de los recursos humanos. Abarca la planificación y las previsiones de la plantilla requerida, la descripción y análisis de los puestos de trabajo, reclutamiento, selección y orientación de las personas de nuevo ingreso.
• Mantenimiento de los recursos humanos. Se refiere a la administración rutinaria de los recursos materiales destinados para que las personas puedan realizar sus labores, a los movimientos internos del personal y a la supervisión de los programas de seguridad, higiene y beneficios salariales.
• Desarrollo de los recursos humanos. Consiste en instruir a los miembros del equipo en nuevas técnicas, implantar programas de desarrollo técnico y de gerencia, así como evaluar el desempeño de las personas.
La planificación de los recursos humanos prevé el número y las clases de puestos a ocupar, detalla con precisión sus requisitos y establece las bases retributivas de sus titulares.
Es responsabilidad de los directivos establecer las especificaciones y el número de los puestos de trabajo que requiere el proyecto esto se lleva a cabo mediante el análisis de puestos de trabajo.
• La descripción del puesto. Es un documento en el que se hace constar las finalidades básicas del puesto, el trabajo a desarrollar, las capacidades o destrezas requeridas, las responsabilidades asociadas, las relaciones con otros puestos y las condiciones ambientales.
• La especificación de puesto. Consiste en una relación escrita de las cualificaciones especiales que debe poseer la persona que vaya a ocupar el puesto y que abarca aptitudes, educación y experiencia previa.
Dirigir
Proporcionar comunicación, motivación y liderazgo
La comunicación, la motivación y el liderazgo son las energías que los directivos ponen en circulación para conseguir el mayor aprovechamiento de las cualidades propias de la organización en pro del logro de sus objetivos. Algunos de ellos parecen que nacen con estas habilidades para las relaciones interpersonales; pero la inmensa mayoría las adquieren a través de la observación y el estudio, desarrollándolas por medio de la práctica y la experiencia.
Conceptos claves relativos a la función de dirigir.
• Dirigir es la función gerencial que le imprime fuerza y dinamismo a la organización. Su práctica requiere habilidad para la comunicación, sensibilidad para motivar al prójimo y maña para ejercer liderazgo.
• Los directivos tienen que manejar con propiedad y soltura el lenguaje hablado y escrito con el fin de informar, instruir y dirigir las fuerzas del trabajo.
• Para llegar a comprender que es lo que motiva a los demás, el directivo debe poseer la suficiente sensibilidad para descubrir las aspiraciones y necesidades personales más profundas que mueven a sus conductas.
• Proporcionar motivación es poner un medio al alcance de cada persona para que pueda buscar y alcanzar unas metas que satisfagan sus necesidades personales.
• El liderazgo resulta de la combinación de una aptitud innata y de una habilidad adquirida aplicada a influenciar a los demás y hacer que actúen de buena gana para alcanzar los objetivos de la empresa.
Los tres componentes principales
1. La comunicación. Es la voz que dirige; la que de forma individual o colectiva le dice a la organización que se ponga en marcha. La comunicación puede ser oral o escrita e incluso puede ejercitarse por medio de la expresión corporal. Los mensajes que se dirigen a los demás miembros de la organización contienen información, ideas, instrucciones u órdenes. El propósito de tales mensajes es el de proporcionar dirección; esto es, que la gente sepa que es lo que tiene que hacer y además cuando, como, donde y de qué manera.
2. La motivación. Por regla general, los empleados de una organización ejecutan las órdenes y las instrucciones por una razón muy egoísta: satisfacer una apremiante necesidad personal. Esta necesidad puede ser de dinero o seguridad, de amistad o respeto, o simplemente de demostrar lo bueno que es uno o una trabajando. Una de las tareas del directivo es la de detectar las necesidades personales de los miembros del equipo y encontrar un modo de satisfacerlas por medio del propio puesto de trabajo.
3. El liderazgo. Es la etérea cualidad que hace que los directivos ejerzan un poder generalmente no coactivo sobre otras personas. Este poder, en la mayoría de las organizaciones, se debe solo en parte al status y al nivel de autoridad de la persona que lo ejerce, ya que la capacidad de liderazgo viene en su mayor parte dada por las cualidades personales del directivo en cuestión para influenciar y persuadir a los demás. Un líder eficaz es aquel que es capaz de prever los peligros y las oportunidades que se le presentaran a su grupo, así como de crear unas relaciones que hagan a los otros seguir su línea de pensamiento o acción.
Apuntes para autodidactas 