Para algunas personas, los asuntos financieros son un mal necesario, y la perspectiva de tener que trabajar con números y matemáticas provoca ansiedad y miedo. No existe duda sobre el hecho de que poseer su propia empresa requiere de unos conocimientos básicos sobre contabilidad, economía y finanzas.
Comprar elementos e insumos necesarios para poner en marcha la empresa, solicitar préstamos, la contratación de personal, y realizar las ventas requiere determinados conocimientos de contabilidad. Clasificar y archivar todos los recibos, facturas, comprobantes, estados de cuentas, y llevar un registro cuidadoso de todas las operaciones – ingresos, gastos, pago, compras y deudas – constituye el primer paso en el proceso de la gestión financiera.
Existen tres razones principales para que un emprendedor o propietario de una pequeña empresa aprenda a leer, escribir e interpretar los estados financieros.
La primera razón está relacionada con la posibilidad de solicitar un préstamo a una institución financiera. Los prestamistas y los acreedores potenciales antes de otorgar un préstamo exigen ver los estados financieros del solicitante para evaluar el riesgo crediticio, es decir la capacidad de pago. La segunda razón tiene que ver con la necesidad de conseguir que alguien invierta en su empresa. un inversionista potencial requiere los estados financieros para verificar que la empresa se está manejando con eficiencia y si existe la posibilidad de obtener ganancias si deciden invertir en ella y la tercera razón es porque son una herramienta indispensable para el emprendedor para la planeación y adecuada administración de la empresa.
Existen por su puesto otras razones y partes interesadas, pero para el emprendedor y el pequeño empresario, solicitar préstamos, conseguir inversionistas y la planeación estratégica son actividades fundamentales.
Estas razones nos indican que una cuidadosa administración financiera es un factor importante en el éxito futuro de un emprendimiento. Llevar los libros de forma adecuada y con una redacción precisa, así como estados financieros cuidadosos, ofrecen una buena imagen de una empresa. Los acreedores y los inversionistas se sentirán más seguros al saber que están tratando con alguien que entiende la importancia de las finanzas.
Lo básico.
Activo = Pasivo + Capital contable. Esta es la ecuación básica en la contabilidad y el concepto central en el que se sustenta la disciplina. El lado izquierdo de la ecuación representa los recursos existentes en la compañía y el otro lado muestra como tales recursos se financian a través de capital prestado o aportado.
- El activo son todos los recursos de la empresa que rendirán beneficios futuros a la misma. Por ejemplo, el efectivo, el equipo y el inventario.
- El pasivo son todas las deudas u obligaciones de transferir tanto efectivo o servicios a otra persona o entidad en un tiempo futuro. Por ejemplo, los prestamos acorto plazo y pedidos de productos o servicios por los cuales ya se ha recibido un pago.
- El capital contable es el dinero proporcionado por los socios o inversionistas, quienes, como resultado, poseen parte del negocio.
Utilidad = Ingresos – Egresos. Esta es la ecuación básica de cualquier actividad económica. De todos es sabido que el objetivo primario de toda empresa con fines de lucro es la obtención de una ganancia o utilidad. El lado izquierdo de esta ecuación representa la cantidad de dinero u otros valores que obtiene la empresa por los bienes y servicios que vende a sus clientes y el lado izquierdo representa los costos y gastos en los que incurre la empresa para la obtención, producción y entrega de esos bienes y servicios.
Detrás de la aparente sencillez de estas ecuaciones se encuentra se encuentra una cierta complejidad que varía considerablemente en función de la actividad económica, del tamaño de la empresa, de la complejidad de sus procesos productivos y de otros factores.
El primer paso para el análisis y la planeación financiera consiste en determinar las estructuras de los ingresos y de los egresos de nuestra empresa.
Estructura de ingresos.
Los ingresos que percibe la empresa pueden provenir de diversas fuentes. Cuando una empresa se inicia los ingresos provienen de los aportes de recursos que hacen los socios o accionistas, también pueden provenir de préstamos o créditos bancarios; después de iniciadas las operaciones los ingresos estarán constituidos principalmente por el producto de las ventas de los bienes y servicios que produce. en algunos casos las empresas realizan inversiones en otras empresas o en instrumentos financieros que eventualmente también le producirán ingresos.
A manera de ejemplo en este documento analizaremos un restaurante, nos ocuparemos principalmente de la estructura de los ingresos provenientes de las ventas. El restaurante obtiene sus ingresos por la venta de alimentos y bebidas, sin embargo, no todos los ingresos obtenidos tienen el mismo margen de utilidad, esta es una de las razones por las cuales conviene clasificar los ingresos en función del origen de los mismos.
La estructura básica de ingresos por ventas de un restaurante es:
IT = Ivc + Ivb + Ivo
Donde IT son los ingresos totales por venta; Ivc son los ingresos por venta de comida; Ivb son los ingresos por ventas de bebidas; Ivo son los ingresos por ventas de otros productos.
Esta estructura a su vez puede ser más detallada por ejemplo, los ingresos por ventas de comida pueden tener orígenes diferentes. En algunos restaurantes, por ejemplo, se pueden servir postres elaborados en su propia cocina o comprados a otros proveedores especializados o ser de origen comercial o industrial. otro tanto sucede con las bebidas y con productos no alimenticios que se vendan en el establecimiento.
También podemos hacer otras clasificaciones de los ingresos en base a otros aspectos por ejemplo podemos diferenciar los ingresos obtenidos por venta de entradas, platos principales, postres, o por platillos a base de carnes o de vegetales, o diferenciar los ingresos por venta de desayunos, almuerzos o cenas, por bebidas frías, calientes, alcohólicas, envasadas etc.
En síntesis: para realizar un adecuado análisis o una eficiente planeación financiera es importante conocer a profundidad la estructura de los ingresos, pues esto nos dará una orientación clara en cuanto a las decisiones de que productos y servicios son los mas adecuados para conformar nuestra oferta gastronómica.
Estructura de Costos.
Es la forma como se organizan los costos de la empresa para facilitar las actividades de: planificación, registro, contabilidad, administración y control de los recursos que se invierten con el objetivo de producir y entregar a los clientes los bienes y servicios, que constituyen la propuesta de valor de la empresa.
Clasificación de los costos.
Los costos de una empresa se pueden clasificar de distintas maneras en función de los análisis que se quieran realizar y de los objetivos buscados.
Si consideramos que un costo es un desembolso de dinero que se hace con el objetivo de producir los bienes o servicios, nos encontramos con una primera categoría de desembolsos que se realizan antes de la entrada en operación de la empresa, estos desembolsos generalmente se denominan “Inversión”. Y se definen como los recursos destinados a la adquisición de los activos, tangibles o intangibles, que constituyen el capital de la empresa.
Aun cuando contablemente las inversiones no son consideradas como costos, para los fines de este documento dedicaremos esta primera parte del análisis de la estructura de costos de nuestro emprendimiento a este segmento de los desembolsos.
Comenzaremos por clasificar estos en costos de pre inversión y costos de inversión.
Costos de pre inversión: son todos los costos en los que tendrá que incurrir el emprendedor para desarrollar su idea de negocio. Entre estos podemos incluir:
Honorarios profesionales para la realización de estudios y proyectos. Tales como proyectos de arquitectura, diseños de productos y desarrollo de prototipos. Estudios de mercado.
Honorarios profesionales para la redacción de documentos legales, elaboración de balances y estados financieros.
Costos de registro de marcas y patentes.
Costos de inversión: son los desembolsos destinado a la adquisición de activos de producción y capital de trabajo en estos se incluyen:
Costos de infraestructura: Destinados a la adquisición, construcción o adecuación de los locales e instalaciones donde operará la empresa.
Costos de equipamiento: Adquisición de mobiliario, equipos y herramientas o utensilios de producción y servicio.
Costos de arranque y puesta en marcha: Capital de trabajo para: adquisición de inventarios iniciales de materia prima e insumos. Sueldos y salarios del personal, servicios públicos y otros gastos operativos, durante la fase inicial de la empresa mientras esta genera flujo de caja.
Costos de producción. (CP)
Son los costos involucrados en la elaboración de los productos y/o la prestación de los servicios. Estos los clasificaremos en: Costos Directos de Producción (Cdp) y Costos indirectos de producción (Cip)
CP = Cdp + Cip
Costos Directos de producción (Cdp): son los destinados directamente en la producción de los bienes y servicios y se clasifican en:
Costos de materia prima e insumos (Cmp): están representados por costos de los alimentos e ingredientes con los que se fabrican los productos que se venderán.
Costos de depreciación de activos (Cda): son los costos que representan el deterioro o desgaste de los equipos y herramientas de producción hasta el cumplimiento de su vida útil.
Costo de sueldos y salarios y otros costos asociados a estos, de los trabajadores involucrados directamente en la producción de los bienes y servicios. (Css)
Cdp = Cmp + Cda + Css
Costos Indirectos de producción (Cip): Son todos los costos asociados con actividades y procesos complementarios del funcionamiento de la empresa, se clasifican en:
Costos operativos (Co): son todos los costos necesarios para mantener en funcionamiento la infraestructura y los procesos de producción de la empresa y son:
Costos de arrendamiento (Ca): pagos por concepto de alquiler de locales, plantas, almacenes y oficinas donde se realizan las operaciones de la empresa.
Costos de Servicios básicos (Cs): Pagos por concepto de consumo de electricidad, agua potable, recolección de basuras, telefonía fija e Internet, Gas y otros combustibles.
Costos de fletes y transportes (Ct).
Co = Ca + Cs + Ct
Costos administrativos y generales (Cag). Son todos aquellos costos asociados a los procesos de apoyo a las actividades de producción de los bienes y servicios que vende la empresa y son:
Sueldos y salarios del personal administrativo, de mantenimiento y seguridad, asi como los beneficios asociados. (Csa)
Pagos de servicios profesionales externos: Contabilidad, asesoría jurídica, marketing, etc. (Csp)
Materiales e insumos de oficina y de mantenimiento. Papelería, productos de limpieza, repuestos, etc. (Cmo)
Pagos de patentes e impuestos municipales. (Cpi)
Cag = Csa + Csp + Cmo + Cpi
Costos Financieros (Cf): están constituidos por los intereses de los préstamos. Comisiones por servicios bancarios. Comisiones de las plataformas de pago.
Los estados financieros.
Los tres estados financieros clave son, el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de Efectivo. Por lo general las empresas elaboran los estados financieros una vez al año, al final del año fiscal. Para simplificar se trabaja mejor si se hace coincidir el año fiscal con el año calendario. Por convención cuando se habla de un periodo se refiere a año fiscal terminado el 31 de diciembre.
El balance general.
El balance general es una fotografía instantánea del activo y del pasivo de la empresa; refleja un momento en el tiempo. En la práctica, existe una entrada y salida constante de recursos, pero el balance presenta a los prestamistas y a los inversionistas potenciales una idea de la riqueza de la compañía. En teoría, cuando activo excede al pasivo sería posible solicitar crédito contra el primero para obtener fondos para cualquier finalidad, por ejemplo, para la adquisición de equipo.
En el balance general el activo se presenta por tipo y se divide en tres categorías: circulante, fijo e intangible. El pasivo se divide en dos categorías: circulante y a largo plazo. El capital contable es el capital aportado por los socios para iniciar el negocio.
El estado de pérdidas y ganancias.
El estado de pérdidas y ganancias refleja los ingresos del periodo y los gastos asociados con la generación de esos ingresos. En otras palabras, el estado de pérdidas y ganancias muestra los resultados de las operaciones de la empresa a través del tiempo. La utilidad neta, la base del estado de pérdidas y ganancias, son los ingresos menos los gastos. El enlace entre el balance general y el estado de pérdidas y ganancias es que la utilidad neta refleja el importe mediante el cual ha cambiado el activo neto. Este último es el activo menos el pasivo, el cual, de acuerdo con la ecuación fundamental, da el capital contable. Por lo tanto, el estado de pérdidas y ganancias muestra el importe mediante el cual el capital contable – también llamado capital de trabajo – cambia debido a las operaciones de la empresa.
El estado de flujo de efectivo.
El estado de flujo de efectivo es un resumen de todas las operaciones que han aumentado y disminuido la cuenta de efectivo durante determinado periodo. Estas operaciones son el resultado de las operaciones empresariales, que se dividen en tres grupos dentro del estado: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiamiento.
El estado de flujo de efectivo refleja la liquidez de la compañía – disponibilidad de efectivo – y le indica a los prestamistas o inversionistas potenciales como utiliza la empresa su dinero a través del tiempo.
Algunos ejemplos en relación al uso del dinero pueden ser: pagar un préstamo – eliminando o disminuyendo un pasivo – la compra de equipo nuevo – adquisición de activo – y un préstamo de fondos – adquisición de un nuevo pasivo – tal vez para pagar el nuevo activo. Observará que, si compra un nuevo equipo, el lado de del activo del balance general aumenta, y si solicita un préstamo para pagar el equipo, el lado del pasivo aumentará por el mismo monto. Si utiliza efectivo para comprar el equipo, el lado del activo del balance general aumentará y disminuirá por el mismo importe, ya que el efectivo se considera un activo. De esta forma ambos lados permanecen en equilibrio.
Las bases para preparar los estados financieros.
Para llevar los libros de contabilidad y prepara los estados financieros se requieren ciertos conocimientos de contabilidad general y de teneduría de libros. En la actualidad existe mucho software que facilita seguir los procedimientos contables correctos. Para la preparación de los estados financieros se suele contratar los servicios profesionales de un contador público.
Todo propietario de una pequeña empresa debe estar consciente de cómo opera su compañía desde el punto de vista contable y financiero, ya que es él el que toma las decisiones y aprueba las operaciones. Por lo tanto, es conveniente la comprensión de algunas técnicas básicas del análisis financiero para entender mejor como miden la salud financiera de una compañía los prestamistas y los inversionistas potenciales. De igual manera resulta útil cuando se habla con banqueros, conocer como hacen estos su evaluación financiera de la empresa.
Por lo tanto, es fundamental para un emprendedor o propietario de una empresa saber leer e interpretar los estados financieros.
Lo básico del análisis financiero.
Análisis de tendencias.
Una de las claves del análisis financiero es la comparación. Los números por si solos no nos dicen mucho, pero comparar los de un periodo con los de otro, nos muestra como se ha manejado la empresa a través del tiempo y nos permite descubrir los cambios. Además, el análisis de tendencias proporciona datos que se comparan luego con otras empresas dentro del mismo sector de la economía. Por lo general las compañías proporcionan datos para un análisis de tendencia en sus informes anuales. Sus balances generales y sus estados de resultados muestran de tres a cinco años de datos, cifras y algunos otros datos clave como las ganancias por acción, los ingresos y las utilidades.
Este conocimiento también resulta útil para realizar proyecciones de resultados cuando se planifica un nuevo emprendimiento.
Análisis de razones.
En el análisis de razones se comparan dos rubros de los estados financieros del mismo periodo, en forma de porcentajes o razones. Las razones luego se comparan con las mismas razones de otros periodos o con las de los competidores.
Un analista que observe sus estados financieros se interesará más probablemente en las razones de rentabilidad y liquidez. Las razones de rentabilidad proporcionan al analista una idea de cómo opera la empresa día tras día. Las razones de liquidez ayudarán al prestamista potencial o acreedor a determinar la capacidad para pagar las cuentas cuando venza el plazo; esto incluye los pagos de préstamos a corto plazo, los pagos de intereses y las cuentas de las tarjetas de crédito.
Los dos otros tipos de razones importantes para analizar una pequeña empresa son las razones de actividad, lo bien que maneja una compañía su activo cómo, por ejemplo, un inventario, y las razones de deuda, las cuales se miden para determinar la capacidad de la empresa para pagar sus deudas a largo plazo.
Análisis de Liquidez
Una buena imagen y posición frente a los intermediarios financieros, requiere: mantener un nivel de capital de trabajo suficiente para llevar a cabo las operaciones que sean necesarias para generar un excedente que permita a la empresa continuar normalmente con su actividad y que produzca el dinero suficiente para cancelar las necesidades de los gastos financieros que le demande su estructura de endeudamiento en el corto plazo.
Los Ratios de liquidez miden la capacidad de pago que tiene la empresa para hacer frente a sus deudas de corto plazo. Es decir, el dinero en efectivo de que dispone, para cancelar las deudas.
Expresan no solamente el manejo de las finanzas totales de la empresa, sino la habilidad gerencial para convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes.
Facilitan examinar la situación financiera de la compañía frente a otras, en este caso las razones se limitan al análisis del activo y pasivo corriente.
Apuntes para autodidactas 