El plan de empresa

El mapa de ruta del emprendedor.

El Plan de Empresa es un documento escrito que elabora el emprendedor con el fin de planificar, evaluar y controlar todos los aspectos más importantes del negocio y que abarca desde la idea hasta los aspectos más específicos relativos a la puesta en marcha del negocio. En otras palabras, se trata de una hoja de ruta que tenemos que seguir para poner en marcha nuestro negocio.

No existe un único modelo de Plan de Empresa, sin embargo, es necesario que este abarque todas las áreas de un negocio. Por ello, la mayoría cuenta con los siguientes apartados:

• Presentación del Emprendedor y del Proyecto
• Plan de Marketing
• Plan de operaciones
• Plan de Recursos Humanos y Organización
• Plan Jurídico-Fiscal
• Previsión de Gastos e Inversiones
• Plan de Viabilidad Económico-Financiero

El Plan de Empresa es una herramienta de trabajo y reflexión que permite al emprendedor analizar y planificar su actividad, tanto antes de poner en marcha el negocio, como durante la vida del mismo. Es un ejercicio que nos permite aprender a analizar la gestión de nuestro futuro negocio. También nos ayuda a controlar las desviaciones y tomar decisiones estratégicas sobre nuestro negocio. Todo esto nos permite intentar reducir los riesgos que asumimos al emprender.

El Plan de Empresa, como documento que explica que es nuestro negocio, es también un requisito fundamental para obtener inversores, solicitar ayudas públicas y obtener financiación bancaria.

Para ser útil, el Plan de Empresa debe ser completo pero conciso. Nuestra recomendación es que no tenga una extensión mayor de 30 páginas

1 Introducción

Un plan de empresa es mucho más que una idea de negocio, abarca todas las áreas técnicas necesarias para convertir nuestra idea en un proyecto empresarial concreto. Por este motivo se trata de un documento que tenemos que ir madurando y mejorando con el tiempo. Empecemos pues por presentar nuestro negocio. Para ello tenemos que tomar en cuenta los siguientes elementos:

Nombre de la empresa y resumen del proyecto.

Este apartado debe incluir el nombre de la empresa. Acto seguido es fundamental realizar un breve resumen en el que se explique la idea de negocio con el objetivo de captar la atención de posibles inversores, destacando los aspectos más relevantes y atractivos del proyecto. La extensión recomendada es de entre 2 a 3 páginas. ¿Qué ofreces?, ¿qué necesidades cubre?, ¿qué elemento consideras que te distingue de la competencia?, ¿dónde van a entregar los productos o servicios?, ¿es un negocio on-line?

Socios promotores.

En este apartado debes incluir en primer lugar los datos personales (nombre y apellidos, lugar de nacimiento y nacionalidad/es, número de cedula o DNI, dirección, teléfono y mail). Además, debe contener una breve descripción de la formación, historial laboral y algún aspecto que consideres destacable. No debe tener la extensión de un CV, es más, es aconsejable que no exceda las 6 o 7 líneas y que te centres en aquellas cualidades y experiencia que estén relacionadas con la idea de negocio. ¿Has trabajado antes en este sector? ¿Cuántos años? ¿Qué formación/es o habilidad/es tienes que te sirvan para que la empresa funcione?

A través de nuestro plan de empresa, desde la presentación hasta la última página del plan financiero, estamos vendiendo nuestro proyecto. Por lo tanto, es fundamental adoptar una actitud comercial y cuidar tanto la forma (redacción, diseño, etc.) como el fondo. Además, recuerda que deberás justificar lo expuesto en el Plan de Empresa, especialmente si lo necesitas para solicitar financiación: currículo vitae, vida laboral, facturas pro forma o presupuestos justificativos de la inversión, contrato o precontrato de alquiler, etc.

Recuerda:

No todos los proyectos tienen porqué “reinventar la rueda”. Una idea de negocio, aunque no disponga de un componente único de originalidad o una gran inversión en innovación, puede triunfar siempre y cuando ofrezca una mejora a un servicio/producto ya existente. Con el fin de diferenciarnos de la competencia es importante tener en cuenta:

● Una mejora en la calidad o en la forma de realizar un producto o servicio
● Un precio más competitivo
● Una adecuada localización del negocio
● Una red de relaciones (proveedores, vendedores…) que podemos tener en el sector
● La rapidez en la entrega de los productos/servicios
● Una mayor competencia técnica
● Etc.

Origen de la idea

Describe brevemente el motivo por el cual creaste esta idea ¿Por tu experiencia o formación? ¿tradición familiar?, ¿nicho de mercado atractivo? ¿Cómo surgió la idea de negocio?

Objetivos

Explica con datos realistas y medibles la proyección de tu idea en los próximos meses o años. ¿Qué evolución esperas para tu empresa? Indica la fecha en la que tienes previsto iniciar tu negocio y explica de forma breve el motivo de elegir dicha fecha.

Plan de Marketing

Una vez presentado el proyecto, el plan de Marketing nos permite reflexionar sobre cómo vamos a vender nuestro producto. Se trata de un proceso de investigación que abarca aquellos aspectos relativos al análisis del mercado y la competencia, el segmento de clientes, la descripción del producto, la elección de la distribución, la fijación de los precios, la forma de promocionarse y la estimación de ventas y compras.

Estudio de mercado.

Este apartado identifica, define y mide (dentro de lo posible) las oportunidades de mercado. Realizando el ejercicio adecuadamente, determinarás el grado de aceptación social de la idea, el poder de compra y perfil de tus potenciales clientes, y la tendencia del sector (para hacer previsiones). Debe incluir aspectos como el tamaño, evolución en los últimos años y previsiones de futuro, estacionalidad, ámbito geográfico (ámbito local, provincial, regional, nacional o internacional), si hay competencia o no y cuál es su densidad.

Herramientas para realizar el estudio:

Fuentes primarias: Recoge información acerca de tus potenciales clientes. Es primordial realizar encuestas que validen tus hipótesis sobre si tu propuesta de valor cubre sus necesidades. Utiliza las herramientas Google Forms o Doodle por su facilidad.

Fuentes secundarias: publicaciones, prensa especializada, datos censales, INE, información de Cámaras de Comercio, de Oficinas Comerciales de tu ciudad, de asociaciones del sector o información en Internet

Nuestra competencia.

Tras haber analizado todo lo previamente mencionado, podrás concretar más fácilmente cuáles son tus competidores directos e indirectos. Empieza con un análisis global de las grandes marcas de tu sector para conocer dónde radica su éxito y así poder referenciarte en su estrategia. Después analiza tu ámbito de actuación y hazte pasar por cliente de tu competidor. Utilizando sus servicios o comprando sus productos se puede extraer información muy valiosa sobre su forma de trabajar, sus precios, el diseño del local o web…

Identifica cuáles son las empresas competidoras directas, cuántas son, cuáles son sus precios, dónde se encuentran, su tamaño… Describe las ventajas de tu producto o servicio con respecto a los de la competencia, en qué se diferencian…

Análisis DAFO

En este apartado se recomienda realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Rellenando el cuadro siguiente, deberás incluir las “debilidades” y “fortalezas” que son aquellos factores que afectan a tu empresa por cuestiones internas. Las “oportunidades y “amenazas” son de carácter externo y hacen referencia al entorno social, político, cultural, tecnológico, legal o económico.

DEBILIDADES	AMENAZAS
FORTALEZAS	OPORTUNIDADES

Nuestra clientela/público objetivo

Partiendo de que cada persona, barrio, sociedad y cultura tienen distintos hábitos de consumo, es fundamental distinguir a tus potenciales clientes por categorías (edad, sexo, poder adquisitivo…). Una vez especificadas, hay que conocerles en profundidad para saber lo que demandan y así adaptarnos a sus necesidades. Realiza el siguiente ejercicio para visualizar y concretar sobre quién/es realizarás el estudio.

Responde a preguntas como quiénes son mis clientes, cómo pueden ser, qué compran, dónde lo compran, cuándo lo compran, cómo se informan, qué edades tienen, si son mujeres, hombres o ambos…. En función del tipo de productos o servicios, habrá unos hábitos diferentes que son necesarios identificar como razones culturales, religiosas, de poder adquisitivo…. La clientela pueden ser personas individuales o colectivos (otras empresas, organismos públicos…) por lo que la identificación será diferente según el caso.

Marketing Mix

Descripción del producto/servicio y necesidades que cubre. El inicio de una idea de negocio, pasa por ofrecer uno o varios productos/servicios que una parte o la totalidad de la sociedad tiene interés en adquirir. No necesariamente tiene que ser algo novedoso, ya que hacer algo que existe o mejorarlo, puede ser más que suficiente para que pueda funcionar. Para ello es importante tener muy claro lo que ofreces, las necesidades que cubres y sobre todo, si tienes elementos que te diferencien de la competencia, ¡RESÁLTALOS!

Hacerte un esquema de tu producto y de todas sus características, te ayudará a comunicarlo con éxito, mejorarlo si fuera necesario, ponerle un valor justo, etc.

Es muy necesario que el receptor entienda y visualice lo que vendes; por ello, en ocasiones es recomendable utilizar herramientas tipo (diagrama de flujos o esquemas). De los siguientes aspectos que se mencionan, escoge aquellos que particularicen lo que oferta tu negocio.

• Atributos generales.
• Elementos que componen el producto/servicio
• Propiedades visuales (envase, envoltorio, color, etc) e intelectuales (marca, patentes, proceso de producción, modelo logístico).
• Diferencias o similitudes respecto de la competencia (si con eso se completa o simplifica la explicación).
• De la gama de productos y servicios que ofreces, describe el segmento de mercado y la necesidad que cubres en cada segmento de clientes.

Distribución.

Aunque siempre resaltamos la importancia de todos los pasos del plan de empresa, éste no lo es menos ya que los tiempos y las formas de distribuir son vitales. Estar situado en el sitio óptimo, tener un diseño del local o del web atractivo, hacer la distribución accesible y cómoda y todo ello sin que tu precio de distribución se vaya por las nubes, determinan que te compren a ti o a la competencia. Por ejemplo, si tu producto caduca y lo distribuyes a través de terceros, es necesario que llegue lo más rápido posible para que no llegue en malas condiciones. En el sector servicios es importante estar cerca de tu público objetivo y estar disponible, para que no se vayan a la competencia. Estos ejemplos son muy importantes además de los costos que suponen. Por ejemplo, hay empresas que tienen servicios de transporte, pero si eso supone que se le encarece demasiado el precio final al cliente, no te saldrá rentable.

Cómo va a llegar el producto o servicio a la clientela (tienda física, página web), si está cerca de tu cliente objetivo, si tendrá alguna característica especial tu web o tienda, explica si vas a necesitar distribuidores, cuántos, cuáles…

Debes incluir en este apartado la información relativa a tus proveedores antes de empezar a comprar la materia prima que necesitas para vender al cliente final, para tu proceso de producción o para la ejecución de tu servicio, estudia bien a quién seleccionas para ese trato comercial. Llevarse bien con él para conseguir buenos precios, que cumpla tiempos, que tenga en stock tu producto o que sea de calidad, hace que puedas cumplir con tu actividad.

Qué empresas tienen los productos que necesitas, cuánto te tardan en dártelos, qué precios tienen y si te hacen descuentos por comprar mucha cantidad, si el proveedor tiene varias de las materias primas que necesitas…

Promoción.

Toda la política de comunicación, promoción, difusión… de nuestro negocio deberá estar enmarcada en una estrategia que nos permitirá desarrollarla de un modo planificado y ordenado. Nuestra estrategia de comunicación tiene que unir tantos aspectos informativos como publicitarios, es decir, para dar a conocer nuestro negocio, pero también para convencer a la clientela de que nuestro producto o servicios satisfaces sus necesidades.

Nuestra estrategia de comunicación se representa a través de diferentes elementos que van desde la imagen corporativa, el logotipo, el nombre, el vestuario que usamos en nuestro negocio, los folletos y todos aquellos elementos que comunican con los clientes, proveedores, etc. Cuando establecemos una estrategia de comunicación estamos haciendo referencia a la manera en que nuestro negocio va a llegar a todos esos públicos y que va más allá de todas a las acciones y herramientas que utilicemos, implica proyectar toda una imagen sobre nuestro negocio.

Precios.

A la hora de fijar el precio de nuestro producto/servicio tenemos que tener en cuenta diversas variables como son:

• Los costes de producción: ¿Cuánto me cuesta producir cada unidad?
• Los precios de la competencia: ¿Cómo está mi precio respecto a la competencia: ¿más bajo, al mismo nivel o por encima de la competencia?
• Los objetivos de rentabilidad que nos hemos fijado: ¿Además de cubrir gastos, que beneficio quiero obtener de mis ventas?

La siguiente tabla permite realizar el ejercicio de fijación de precios para nuestros cuatro productos principales.

Producto/servicio	Costo de producción	Precio de Venta	Margen de Beneficio

Plan de ventas y compras.

La estimación de nuestras ventas es uno de los aspectos más importantes de nuestro plan de empresa. Sobre esta estimación reposan los gastos (fijos y variables) que podemos asumir, el salario que nos podemos asignar, etc. Por este motivo, y con el fin de garantizarnos la mayor seguridad en nuestro proyecto es fundamental calcular las ventas de la manera más realista posible.

Para realizar este ejercicio es importante basarte sobre tu estudio de mercado realizado previamente. En este sentido, saber el número de clientes promedio de nuestros competidores nos permite hacernos una idea del número de clientes que podríamos alcanzar a tener nosotros.

Además, tenemos que tener en cuenta que nuestros ingresos mensuales deben, por lo menos, cubrir nuestros gastos. Por ello es importante calcular cuantas unidades deberíamos vender para llegar a ese punto de equilibrio.

Tenemos que tener en cuenta que debe existir coherencia entre las ventas previstas y la capacidad para alcanzarlas. Por ello las cifras obtenidas a partir del análisis de la competencia y de la cantidad de unidades que tenemos que vender para cubrir nuestros gastos no deberían ser muy dispares. De serlo, deberíamos analizar qué acciones concretas podemos hacer para incrementar nuestras ventas, cómo podemos ajustar nuestros gastos mensuales, etc.

Al tratarse de previsiones a futuro es muy difícil que acertemos a la primera. No es el objetivo de este ejercicio. La idea es prever unos resultados realistas que nos permitan poner en marcha nuestro proyecto. Es recomendable que preveas un crecimiento de tu negocio similar al crecimiento del sector analizado en el estudio de mercado. Asimismo, recomendamos adoptar una postura conservadora en nuestra estimación.

A continuación, encontraremos una tabla que nos permite realizar nuestro plan de ventas y compras. Estas cantidades tienen que figurar sin IVA.

PLAN DE VENTAS (PRECIOS SIN IVA)
	Unidades vendidas	Precio Unidad	Total	Unidades vendidas	Precio Unidad	Total	Ingresos Totales
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
Mes 5
Mes 6
Mes 7
Mes 8
Mes 9
Mes 10
Mes 11
Mes 12
TOTAL

PLAN DE COMRAS (PRECIOS SIN IVA)

DESCRIPCION DE LA COMPRA

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 6

Mes 7

Mes 8

Mes 9

Mes 10

Mes 11

Mes 12

Plan de operaciones

Inversiones necesarias para la puesta en marcha.

Entre las inversiones necesarias para la puesta en marcha están el local, la reforma del mismo si fuese necesaria, los requisitos legales, la maquinaria, el mobiliario, las herramientas (cantidades y precios), equipos informáticos… También se deben indicar las existencias iniciales, los gastos de establecimiento (notario, registro, licencias…).

PLAN DE INVERSIONES
DESCRIPCION	MONTO
Gastos de constitución
Adecuación del local
Gastos de arrendamiento
Maquinaria y equipos
Herramientas y útiles
Mobiliario y equipo de oficina
Equipos de informática
Inventario inicial
Capital de trabajo
TOTAL INVERSION

Fuentes de financiación previstas.

Especificar cómo se van a financiar las inversiones. Puede ser con financiación propia o con financiación ajena. Señalar cuánto se dispone, dónde se va a conseguir, la necesidad de solicitar avales o garantías.

PLAN DE FINANCIAMIENTO
DESCRIPCION	MONTO
Aporte en efectivo del emprendedor
Aporte en activos físicos
Ativos intangibles
Otros activos aportados
Total recursos propios
Prestamos a corto plazo
Prestamos a largo plazo
Otros prestamos
TOTAL FINANCIAMIENTO

Gastos fijos mensuales del negocio.

Los gastos fijos son aquellos que se desembolsan de forma regular con independencia de cómo vaya el negocio, por ejemplo, el alquiler la electricidad, el gas… El cálculo de estos gastos determinará la tesorería. Idealmente esta tiene que ser de entre 2 y 4 meses de gastos fijos.

GASTOS FIJOS MENSUALES
DESCRIPCION	MONTO
Alquileres
Mantenimiento y reparaciones
Servicios públicos
Servicios profesionales
Transporte
Publicidad y comunicación
Sueldos de los trabajadores
Prestaciones sociales de trabajadores
Otros
TOTAL GASTOS FIJOS

• Plan de Recursos Humanos

En este apartado tenemos que identificar el número de trabajadores con los que necesitamos contar para realizar nuestra actividad. Para ello debemos indicar y definir los puestos de trabajo, las funciones de los mismos y las tareas que se establecen. A partir de esa información identificaremos el número de personas que tienen que trabajar, el perfil profesional y el tipo de contrato.

En el caso de contratar a personas para que trabajen en nuestro negocio tenemos que informarnos sobre el convenio aplicable, los tipos de contratos, las bonificaciones existentes, etc.

Usar una tabla similar a la siguiente, siendo el emprendedor el “trabajador A”.

	Trabajador A	Trabajador B	Trabajador C
Funciones
Perfil
Tipo de contrato
Jornada laboral
Salario

• Plan Jurídico Mercantil

Este apartado abarca aquellos elementos relativos a los aspectos jurídicos que tenemos que tener en cuenta a la hora de poner en marcha nuestro proyecto empresarial. Los elementos fundamentales a tener en cuenta en este apartado son:

• La forma jurídica elegida (ej. empresario individual/autónomo/firma personal, comunidad de bienes, sociedad de responsabilidad limitada, compañía anónima etc.)..

• Las licencias de actividad: en caso de ser necesarias, explicar cuáles son, el estado de tramitación, el tiempo previsto de obtención y el costo que representan. Si se cuenta con una entidad que nos está ayudando con la tramitación, tenemos que detallar de que empresa se trata y el costo que representa.

• Autorizaciones administrativas y registros: en el caso de ser necesarias, especificar cuáles son y el costo que representan.

• Seguros: indicaremos que seguros son necesarios y/o convenientes, su cuantía y su periodicidad de pago.

• Plan Económico Financiero

El último apartado del plan de empresa es el plan económico-financiero. En este apartado se abarcan aspectos relativos a:

• La inversión necesaria
• Las fuentes de financiación
• Estimación de ingresos y gastos
• Plan de tesorería
• Balance inicial y final
• Cuenta de resultados

Dependiendo del tipo de negocio, tendremos que realizar previsiones de 1, 2 o 3 años. Este documento nos permite, por una parte, adquirir los conocimientos sobre gestión económica de nuestro negocio y, por otra parte, se trata de una hoja de ruta que nos permite realizar un seguimiento detallado y darnos cuentas de las desviaciones que surgen con respecto a nuestro plan.

Además, este documento es un requisito fundamental a la hora de buscar inversores externos para nuestro proyecto.